AS “Eco Baltia”

PERSONAS DATU APSTRĀDES PAZIŅOJUMS DATU SUBJEKTIEM PERSONĀLA ATLASES DATU APSTRĀDES MĒRĶIEM

1. Informācija par pārzini  

Mūsu nosaukums ir AS “Eco Baltia”, reģistrācijas numurs: 40103435432, juridiskā adrese: Maskavas iela 240 – 3, Rīga, LV-1063. Ar mums var sazināties pa tālruni: +371 67409828 vai rakstot uz šādu elektroniskā pasta adresi: info@ecobaltia.lv

2. Kontaktinformācija saziņai par personas datu aizsardzības jautājumiem

Ja Jums ir radušies kādi jautājumi saistībā ar šo paziņojumu vai Jūsu personas datu apstrādi, tad Jūs varat ar mums sazināties, izmantojot iepriekšējā punktā (1.punktā) norādītos sakaru kanālus vai rakstot uz elektroniskā pasta adresi: dati@ecobaltia.lv

3. Mūsu veiktās personas datu apstrādes vispārīgs raksturojums

Šajā paziņojumā ir aprakstīts kā mēs veicam savu vakanto amatu kandidātu (pretendentu) un citu personu, kuru dati var nonākt mūsu rīcībā saistībā ar personāla atlasi, personas datu apstrādi. Šī paziņojuma mērķis ir sniegt iespēju personām, kas vēlas pretendēt uz mūsu un citu uzņēmumu, kas ietilpst mūsu uzņēmumu grupā, izsludinātajiem vakantajiem amatiem, kā arī tām personām, kuru datus mums ir nodevuši pretendenti (piemēram, atsauksmju devēju dati), iepazīties ar mūsu personas datu apstrādes noteikumiem. Šī ir aktuālā paziņojuma redakcija. Mēs paturam sev tiesības veikt grozījumus un pēc nepieciešamības aktualizēt šo paziņojumu. Šā paziņojuma mērķis ir sniegt Jums vispārīgu ieskatu par mūsu veiktām personas datu apstrādes darbībām un nolūkiem, tomēr lūdzam Jūs ņemt vērā, ka arī citos dokumentos (pieejami www.karjera.ecobaltia.lv mājas lapā) var būt sniegta papildus informācija par Jūsu personas datu apstrādi. Mēs apzināmies, ka personas dati ir Jūsu vērtība un apstrādāsim tos ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par mūsu rīcībā esošo Jūsu personas datu drošību.

4. Kādiem nolūkiem mēs apstrādājam Jūsu personas datus un kāds ir personas datu apstrādes juridiskais pamats?

Mēs apstrādāsim Jūsu personas datus tikai atbilstoši iepriekš nodefinētiem leģitīmiem nolūkiem, tai skaitā:

Darbinieku atlases procesa nodrošināšanai un no tā izrietošo tiesību un pienākumu realizēšanai
Šī nolūka ietvaros mēs ievācam CV (profesionālās dzīves gājuma apraksts) no pretendentiem, mēs sazināmies ar pretendentu un pretendentu norādītiem atsauksmju sniedzējiem, lai ievāktu atsauksmes, mēs varam meklēt papildu informāciju par pretendentu publiski pieejamos avotos, ar pretendenta piekrišanu saglabājam CV citiem konkursiem, kā arī lai spētu aizstāvēt savas intereses tiesvedībā, mēs saglabājam datus, lai atbildētu uz pretenzijām un ierosinātām lietām tiesās. Šim nolūkam un iepriekš norādītiem apakšnolūkiem mums varētu būt nepieciešami vismaz šādi personas dati: pretendenta vārds, uzvārds, kontaktinformācija (e-pats, tālruņa nr.), pretendenta izglītība un iepriekšēja darba pieredze, personas, kuras var sniegt atsauksmes un to kontaktinformācija, atsauksmes par pretendentu, kā arī cita informācija, kas varētu būt būtiska attiecīga amata izpildei un atbilstošākā pretendenta noskaidrošanai. Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir: piekrišana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas[1] 6.panta pirmās daļas a punkts) – attiecībā uz CV iesniegšanas faktu un CV saglabāšanu turpmākiem konkursiem;līguma ar datu subjektu noslēgšana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas b punkts) – attiecībā uz to pretendentu datu apstrādi, par kuriem ir pieņemts lēmums noslēgt darba līgumu;Juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c punkts) – atsevišķos gadījumos uz atsevišķiem datu veidiem, ja normatīvie akti nosaka obligātās prasības konkrētam amatam;Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts) – attiecībā uz pierādījumu nodrošināšanu, iespējamo prasījumu gadījumā, kā arī attiecībā uz pieprasāmās informācijas apjomu.

Darba līguma noslēgšanai
Šī nolūka ietvaros mēs ievācam informāciju, kuru nepieciešams iekļaut darba līgumā un tā pielikumos, veiksim Jūsu identifikāciju, pārbaudīsim Jūsu kvalifikāciju apliecinošus dokumentus, noformēsim darba līgumu. Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešami vismaz šādi personas dati: darbinieka vārds, uzvārds, personas kods, dzīvesvieta, tālruņa numurs, darba attiecību sākuma datums, darba vieta, darbinieka izglītības dati, darbinieka kvalifikāciju dati, veicamo darba pienākumu apraksts, amats, darba kontaktinformācija, darba samaksas apmērs, norēķina konta numurs; nepieciešamības gadījumā, veselības dati.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:
–           līguma ar datu subjektu noslēgšana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas b punkts);
–           Juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c punkts) – attiecībā uz darba līgumā atspoguļojamo informāciju un nepieciešamām kvalifikācijas prasībām, kā arī ziņošana par nodarbinātības faktu valsts iestādēm (piem., Valsts Ieņēmumu Dienestam);
–           pārziņa pienākumu izpilde un tiesību realizācija nodarbinātības jomā (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9.panta otrās daļas b punkts) – attiecībā īpašu kategoriju datu (veselības dati, piederība arodbiedrībai) apstrādi.

Drošības, mantisko interešu apdraudējuma novēršana un citu būtisku mūsu vai trešo personu leģitīmo interešu nodrošināšana
Šī nolūka ietvaros mums būtu nepieciešams veikt mūsu teritorijas, ēku un citu īpašumu videonovērošanu, izmantot personas datu apstrādātājus dažādu funkciju nodrošināšanai, nepieciešamības gadījumā, apmainīties ar informāciju mūsu uzņēmumu grupas ietvaros, izmantot normatīvajos aktos piešķirtās tiesības savu leģitīmo interešu nodrošināšanai. Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešams apstrādāt vismaz šādus personas datus: video ierakstos esošos datus, piekļuves kontroles sistēmās fiksētie dati par telpu apmeklējumu u.c.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:
–           Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts).

5. Kas varētu piekļūt Jūsu personas datiem?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai apstrādātu Jūsu personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem un nodrošinātu, ka Jūsu personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav attiecīga tiesiskā pamata Jūsu personas datu apstrādei. Jūsu personas datiem, pēc nepieciešamības, varētu piekļūt:
–           mūsu un citu uzņēmumu, kas ietilpst mūsu uzņēmumu grupā, darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kuriem tas nepieciešams darba pienākumu izpildei, piemēram, grāmatveži, tiešie vadītāji, personāla nodaļas darbinieki;
–           personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā, piemēram, grāmatvedības pakalpojumu sniedzēji, auditori, finanšu vadības un juridiskie konsultanti, datu bāzes tehniskais uzturētājs, citas personas, kuras ir saistītas ar pārziņa un citu uzņēmumu, kas ietilpst mūsu uzņēmumu grupā, personāla atlases procesu; valsts un pašvaldības iestādes tiesību aktos noteiktos gadījumos, piemēram, tiesībsargājošās iestādes, nodokļu pārvaldes.

6. Kādus sadarbības partnerus personas datu apstrādē jeb personas datu apstrādātājus mēs izvēlamies?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai nodrošinātu Jūsu personas datu apstrādi, aizsardzību un nodošanu datu apstrādātājiem saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Mēs rūpīgi izvēlamies personas datu apstrādātājus un, veicot datu nodošanu, izvērtējam tās nepieciešamību un nododamo datu apjomu. Datu nodošana apstrādātājiem tiek veikta, ievērojot personas datu konfidencialitātes un drošas apstrādes prasības.

Šobrīd varam sadarboties ar šādām personas datu apstrādātāju kategorijām:
–           ārpakalpojumu grāmatveži, personāla atlases kompānijas, auditori, finanšu vadības un juridiskie konsultanti;
–           IT infrastruktūras, datu bāzes īpašnieks/izstrādātājs/tehniskais uzturētājs, citas personas, kuras ir saistītas ar pārziņa un citu uzņēmumu, kas ietilpst mūsu uzņēmumu grupā, personāla atlases procesa nodrošināšanu.

Personas datu apstrādātāji var laiku pa laikam mainīties, par ko mēs veiksim izmaiņas arī šajā dokumentā.

7. Vai Jūsu personas dati tiek sūtīti uz ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm?

Mēs nenododam datus uz valstīm, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas.

8. Cik ilgi mēs glabāsim Jūsu personas datus?

Jūsu personas dati tiek glabāti tik ilgi, cik to glabāšana ir nepieciešama atbilstoši attiecīgiem personas datu apstrādes nolūkiem, kā arī saskaņā ar piemērojamo tiesību aktu prasībām.

Izvērtējot personas datu glabāšanas ilgumu, mēs ņemam vērā spēkā esošās normatīvo aktu prasības, līgumsaistību izpildes aspektus, Jūsu norādījumus (piem., piekrišanas gadījumā), kā arī mūsu leģitīmās intereses. Ja Jūsu personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, mēs tos dzēsīsim vai iznīcināsim.

Piemēram, Jūsu uz konkrētu amata vakanci iesniegtos CV un tam pievienotos dokumentus mēs glabāsim līdz konkursa noslēgumam,  kā arī pēc tā vismaz 6 mēnešus, lai nodrošinātos pret iespējamām prasībām un tiesvedībām pret mums. Savukārt, ja Jūs būsiet iesnieguši CV un tam pievienotos dokumentus, neadresējot konkrētai amata vakancei vai devuši piekrišanu izmantot CV un tam pievienotos dokumentus arī vēlākām atlasēm, mēs Jūsu CV un tam pievienotos dokumentus glabāsim 1 gadu.  Jums vienmēr ir tiesības atsaukt savu piekrišanu šādu datu glabāšanai.

Ja ar Jums tiks noslēgts darba līgums, tad CV un tam pievienotie dokumenti, pēc nepieciešamības, var tikt pievienoti Jūsu darbinieka lietai un glabāti visu darba līguma spēkā esamības laiku.

9. Kādas ir Jūsu kā datu subjekta tiesības attiecībā uz Jūsu personas datu apstrādi?

Personas datu atjaunošana
Ja ir notikušas izmaiņas personas datos, kurus Jūs esat mums snieguši, piemēram, izmaiņas saziņas adresē, telefona numura vai e-pasta maiņa, lūdzam Jūs sazināties ar mums un iesniegt mums aktuālos datus, lai mēs varētu sasniegt attiecīgos personas datu apstrādes nolūkus.

Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un labot tos
Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteikumiem Jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem, kas ir mūsu rīcībā, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret Jūsu datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Vispārīgā datu aizsardzības regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Mēs cienām šīs Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos kontrolēt, tāpēc, Jūsu pieprasījuma saņemšanas gadījumā, mēs uz to atbildēsim normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā, ja nav kāds īpašs pieprasījums, kas prasa ilgāku laiku, lai sagatavotu atbildi), un, ja būs iespējams tad attiecīgi labosim vai izdzēsīsim Jūsu personas datus.

Jūs varat iegūt informāciju par pie mums esošiem Jūsu personas datiem vai realizēt citas savas kā datu subjekta tiesības, kādā no šiem veidiem:
1)           iesniedzot attiecīgu iesniegumu klātienē un identificējot sevi mūsu birojā, uzrādot personu apliecinošu dokumentu (katru darba dienu no plkst. 10-16) pēc adreses: Maskavas iela 240 – 3, Rīga, LV-1063;
2)           iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to mums pa pastu uz šādu adresi: Maskavas iela 240 – 3, Rīga, LV-1063.
3)           iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to uz mūsu e-pastu: dati@ecobaltia.lv, parakstot to ar drošu elektronisko parakstu.

Saņemot Jūsu iesniegumu mēs izvērtēsim tā saturu un Jūsu identificēšanas iespēju, un atkarībā no attiecīgas situācijas paturam iespēju lūgt Jūs papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu Jūsu datu drošību un izpaušanu attiecīgai personai.

Piekrišanas atsaukšana
Ja Jūsu personas datu apstrāde pamatojas uz Jūsu doto piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un mēs turpmāk Jūsu personas datus, kurus apstrādājām uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādāsim. Tomēr informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, mūsu leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei. Jūs varat arī iebilst Jūsu personas datu apstrādei, ja personas datu apstrāde ir balstīta uz leģitīmām interesēm.

10. Kur Jūs varat iesniegt sūdzību saistībā ar personas datu apstrādi saistītiem jautājumiem?

Ja Jums ir kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar mūsu veikto Jūsu personas datu apstrādi, mēs aicinām vispirms vērsties pie mums.

Ja Jūs tomēr uzskatāt, ka mēs neesam spējuši savstarpēji atrisināt radušos problēmjautājumu un Jūs uzskatāt, ka mēs tomēr pārkāpjam Jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai. Iesniegumu paraugus Datu valsts inspekcijai un citu saistītu informāciju Jūs varat atrast Datu valsts inspekcijas mājas lapā (http://www.dvi.gov.lv/lv/datu-aizsardziba/privatpersonam/iesniegumu-paraugi/).

11. Kādēļ Jums ir jāsniedz mums savi personas dati?

Galvenokārt, mēs Jūsu informāciju ievācam, lai veiktu personāla atlases procesu, izpildītu mums saistošos juridiskos pienākumus un lai īstenotu savas leģitīmās intereses. Šajos gadījumos mums noteiktas informācijas iegūšana ir nepieciešama attiecīgu nolūku sasniegšanai, līdz ar to šādas informācijas nesniegšana var apdraudēt darba attiecību uzsākšanu. Ja dati nebūs nepieciešami obligāti, bet to iesniegšana varētu palīdzēt uzlabot darba vidi vai Jūsu nodarbinātības apstākļus, mēs norādīsim, ka datu sniegšana ir brīvprātīga.

12. Kā mēs iegūstam Jūsu personas datus?

Jūsu personas datus mēs varam iegūt kādā no šiem veidiem:

1)           no Jums paša, iesniedzot mums pieteikumu un CV dalībai konkursā uz vakanto amatu;
2)           no pretendenta, ja viņš ir norādījis Jūsu personas datus atsauksmju par viņu saņemšanai;
3)           no personāla atlases kompānijām;
4)           savstarpēja līguma slēgšanas procesā, iegūstot datus no Jums paša;
5)           no Jums, ja Jūs iesniegsiet mums kādus iesniegumus, e-pastus, zvanīsiet mums;
6)           no Jums, ja Jūs sniedzat informāciju par pretendentu;
7)           attiecīgos gadījumos no citiem mūsu uzņēmumu grupas uzņēmumiem;
8)           attiecīgos gadījumos, no videonovērošanas ierakstiem un piekļuves kontroles sistēmām.

13. Vai Jūsu personas dati tiek izmantoti automatizētu lēmumu pieņemšanā?

Mēs Jūsu datus neizmantojam automatizēto lēmumu pieņemšanā.

[1] EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula)