AS “Eco Baltia”

PERSONAS DATU APSTRĀDES PAZIŅOJUMS KLIENTIEM UN CITĀM SAISTĪTĀM PERSONĀM

1. Informācija par pārzini

AS “Eco Baltia “, reģistrācijas numurs 40103435432, juridiskā adrese Maskavas iela 240 – 3, Rīga, LV-1063.

Saziņa pa tālr.: 67409828; e-pasts: info@ecobaltia.lv

https://ecobaltia.lv/

2. Kontaktinformācija saziņai par personas datu aizsardzības jautājumiem

Ja Jums ir radušies jautājumi saistībā ar šo paziņojumu vai Jūsu personas datu apstrādi, tad Jūs varat ar mums sazināties, izmantojot 1. punktā norādītos saziņas veidus vai rakstot uz elektroniskā pasta adresi: dati@ecobaltia.lv

3. Mūsu veiktās personas datu apstrādes vispārīgs raksturojums

Šajā paziņojumā ir aprakstīts, kā mēs veicam savu klientu, klientu pārstāvju/kontaktpersonu, patieso labumu guvēju, izložu, loteriju un konkursu dalībnieku, sadarbības partneru, biroju un teritorijas apmeklētāju, interneta vietnes apmeklētāju un citu personu, kuru dati var nonākt mūsu rīcībā mūsu īstenotās komercdarbības ietvaros, personas datu apstrādi.

Mēs pieņemam, ka pirms mūsu tīmekļa vietnes izmantošanas vai pirms citā veidā vēršaties pie mums, vai kļūstot par mūsu klientu, Jūs esat izlasījuši šo mūsu paziņojumu un esat akceptējuši tā noteikumus. Šī ir aktuālā paziņojuma redakcija; mēs paturam sev tiesības veikt grozījumus un/vai ik pa laikam aktualizēt šo paziņojumu.

Šī paziņojuma mērķis ir sniegt Jums vispārīgu ieskatu par mūsu veiktām personas datu apstrādes darbībām un nolūkiem, tomēr lūdzam Jūs ņemt vērā, ka arī citos dokumentos (piemēram, pakalpojumu līgumos, sadarbības līgumos, izložu/loterijas/konkursu noteikumos, interneta vietnes vai portāla izmantošanas noteikumos u.c.) var būt sniegta papildus informācija par Jūsu personas datu apstrādi.
Informējam Jūs, ka šajā paziņojumā ietvertie personas datu apstrādes noteikumi, attiecas tikai uz fizisku personu personas datu apstrādi.

Mēs apzināmies, ka personas dati ir Jūsu vērtība un apstrādāsim tos, ievērojot konfidencialitātes prasības, rūpējoties par mūsu rīcībā esošo Jūsu personas datu drošību.

4. Kādiem nolūkiem mēs apstrādājam Jūsu personas datus un kāds ir personas datu apstrādes juridiskais pamats?

Mēs apstrādāsim Jūsu personas datus tikai atbilstoši iepriekš nodefinētiem leģitīmiem nolūkiem, t.sk:

a)           Pakalpojumu sniegšanai, kā arī līgumā noteikto saistību izpildei un nodrošināšanai
Šī nolūka ietvaros mums būtu nepieciešams arī Jūs identificēt, sazināties ar Jums par piedāvājumu, par pakalpojuma sniegšanu un/vai ar līguma izpildi saistītajos jautājumos (t.sk. aptauju un/vai pētījumu veikšanai saistībā ar pakalpojumiem/ apmierinātību ar pakalpojumiem, pakalpojumu plānošanai un statistikai, atskaišu sagatavošanai, rēķinu izsūtīšanai u.c.), atsevišķos gadījumos arī nodrošināt nesamaksāto maksājumu piedziņu.

Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešami šādi personas dati: vārds, uzvārds, telefona numurs, e-pasta adrese.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

–           līguma izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas[1] 6.panta pirmās daļas b punkts);

–           Juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c punkts);

–           Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts), piemēram, Jūs kā klienta, klienta un/vai sadarbības partnera kontaktpersonas identificēšana, saziņas ar Jums nodrošināšana.

b)           Normatīvos aktos noteikto prasību attiecībā uz atkritumu apsaimniekošanas pakalpojumu sniegšanu izpilde vai citos normatīvajos aktos noteikto prasību izpilde

Šī nolūka ietvaros mums būtu nepieciešams izpildīt  gan Grāmatvedības likuma prasības, Arhīva likuma prasības, Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma, Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likuma un citos normatīvajos aktos noteiktās prasības.

Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešams apstrādāt šādus personas datus: vārds, uzvārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

–           Juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c punkts).

c)            Mārketinga aktivitāšu nodrošināšana

Šī nolūka ietvaros mēs varētu Jums nosūtīt komerciālos paziņojumus, nodrošināt Jūsu dalību mūsu organizētās loterijās un/vai izlozēs un/vai konkursos, kā arī publicēt materiālus, t.sk. foto un video no mūsu organizētiem publiskiem pasākumiem.

Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešami vismaz šādi personas dati: vārds, uzvārds, telefona numurs, e-pasta adrese, fotogrāfija, video.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

–           datu subjekta piekrišana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas a punkts);

–           līguma ar datu subjektu noslēgšana un izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas b punkts);

–           Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts), piemēram, saziņas nodrošināšanai, Pārziņa tēla popularizēšanai.

d)            Drošības, mantisko interešu apdraudējuma novēršana un citu būtisku mūsu vai trešo personu leģitīmo interešu nodrošināšana

Šī nolūka ietvaros mums būtu nepieciešams veikt mūsu teritorijas, ēku un citu īpašumu videonovērošanu, veikt telefonsarunu ierakstus, izmantot personas datu apstrādātājus dažādu funkciju nodrošināšanai, nepieciešamības gadījumā, izpaust informāciju valsts iestādēm, apmainīties ar informāciju mūsu uzņēmumu grupas ietvaros, izmantot normatīvajos aktos piešķirtās tiesības savu leģitīmo interešu nodrošināšanai.

Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešams apstrādāt vismaz šādus personas datus: vārds, uzvārds, personas kods, objekta adrese, deklarēto iedzīvotāju skaits adresē, personas izskats (attēls), atrašanas vieta un laiks, un citi dati atbilstoši nepieciešamībai;

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

–           Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts), piemēram, noziedzīgo nodarījumu atklāšanas nolūkos, parādu piedziņas nodrošināšanai.

e)            Pakalpojumu pienācīgai nodrošināšanai

Šī nolūka ietvaros nodrošinām tehnisko sistēmu un IT infrastruktūras uzturēšanu un pilnveidošanu.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

–           Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts).

f)             Lietvedības nolūkiem

Ienākošā un izejošā sarakste/saziņa ar datu subjektiem (pa tālruni, e-pastā, klātienē, pa pastu, pa faksu).

Šī nolūka ietvaros mums varētu būt nepieciešami šādi personas dati: vārds, uzvārds, telefona numurs, e-pasta adrese, adrese, cita datu subjekta sniegtā vai dokumentā norādītā informācija.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

–           Juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c punkts);

Leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts), piemēram,  saziņas ar Jums nodrošināšana, atbildes/informācijas sniegšana.

5. Kas varētu piekļūt Jūsu personas datiem?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai apstrādātu Jūsu personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem un nodrošinātu, ka Jūsu personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav attiecīga tiesiskā pamata Jūsu personas datu apstrādei.

Jūsu personas datiem, pēc nepieciešamības, varētu piekļūt:

1)           mūsu un citu uzņēmumu, kas ietilpst mūsu uzņēmumu grupā, darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kuriem tas nepieciešams darba pienākumu izpildei;

2)           personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā, piemēram, auditori, finanšu vadības un juridiskie konsultanti, datu bāzes izstrādātājs/tehniskais uzturētājs, citas personas, kuras ir saistītas ar pārziņa pakalpojumu sniegšanu;

3)           valsts un pašvaldības iestādes tiesību aktos noteiktos gadījumos, piemēram, tiesībsargājošās iestādes, pašvaldības, nodokļu pārvaldes, zvērinātie tiesu izpildītāji;

4)           trešās personas, rūpīgi izvērtējot, vai šādai datu nodošanai ir atbilstošs juridiskais pamats, piemēram, parādu piedzinēji, tiesas, ārpustiesas strīdu risināšanas iestādes, maksātnespējas administratori, trešās personas, kuras uztur reģistrus (piemēram, iedzīvotāju reģistrs, parādnieku u.c. reģistri).

6. Kādus sadarbības partnerus personas datu apstrādē jeb personas datu apstrādātājus mēs izvēlamies?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai nodrošinātu Jūsu personas datu apstrādi, aizsardzību un nodošanu datu apstrādātājiem saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Mēs rūpīgi izvēlamies personas datu apstrādātājus un, veicot datu nodošanu, izvērtējam tās nepieciešamību un nododamo datu apjomu. Datu nodošana apstrādātājiem tiek veikta, ievērojot personas datu konfidencialitātes un drošas apstrādes prasības.

Šobrīd mēs varam sadarboties ar šādām personas datu apstrādātāju kategorijām:

1)           auditori, finanšu vadības un juridiskie konsultanti, parādu piedzinēji;

2)           IT infrastruktūras, datu bāzes īpašnieks/izstrādātājs/tehniskais uzturētājs;

3)           citas personas, kuras ir saistītas ar mūsu pakalpojumu sniegšanas nodrošināšanu.

4)           Personas datu apstrādātāji laika gaitā var mainīties, veicot izmaiņas arī šajā dokumentā.

7. Vai Jūsu personas dati tiek sūtīti uz ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm?

Mēs nenododam datus uz valstīm, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas.

8. Cik ilgi mēs glabāsim Jūsu personas datus?

Jūsu personas dati tiek glabāti tik ilgi, cik to glabāšana ir nepieciešama atbilstoši attiecīgiem personas datu apstrādes nolūkiem, kā arī saskaņā ar piemērojamo tiesību aktu prasībām. Izvērtējot personas datu glabāšanas ilgumu, mēs ņemam vērā spēkā esošās normatīvo aktu prasības, līgumsaistību izpildes aspektus, Jūsu norādījumus, kā arī mūsu leģitīmās intereses. Ja Jūsu personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, mēs tos dzēsīsim vai iznīcināsim.

Zemāk mēs norādām izplatītākos personas datu glabāšanas termiņus:

–           personas datus, kas nepieciešami līgumsaistību izpildei – mēs glabāsim līdz līgums tiks izpildīts un kamēr izpildīsies citi glabāšanas termiņi (skat. zemāk);

–           personas datus, kas jāuzglabā, lai izpildītu tiesību aktu prasības, mēs glabāsim attiecīgajos normatīvajos aktos noteiktos termiņus, piemēram, likumā „Par grāmatvedību” ir noteikts, ka attaisnojuma dokumenti jāglabā līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei, bet ne mazāks kā 5 gadus;

–           Datus, lai pierādītu savu saistību izpildi mēs glabāsim vispārējo prasības noilguma termiņu, saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktiem prasījumu noilgumu termiņiem – 10 gadi Civillikumā, 3 gadi Komerclikumā un citiem termiņiem, ņemot vērā arī Civilprocesa likumā noteiktos termiņus prasību celšanai.

–           datus mārketinga aktivitātēm glabāsim līdz konkrētās aktivitātes noslēgumam vai gadījumos, kad konkrēts termiņš nav nosakāms vai nav iestājies normatīvajos aktos noteikts glabāšanas termiņš, ne ilgāk kā 2 gadus.

9. Kādas ir Jūsu kā datu subjekta tiesības attiecībā uz Jūsu personas datu apstrādi?

Personas datu atjaunošana

Ja ir notikušas izmaiņas personas datos, kurus Jūs esat mums snieguši, piemēram, izmaiņas personas kodā, saziņas adresē, telefona numura vai e-pasta maiņa, lūdzam Jūs sazināties ar mums un iesniegt mums aktuālos datus, lai mēs varētu sasniegt attiecīgos personas datu apstrādes nolūkus.

Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un labot tos

Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteikumiem Jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem, kas ir mūsu rīcībā, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret Jūsu datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Vispārīgā datu aizsardzības regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā. Uzņēmums ciena Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos kontrolēt, tāpēc, Jūsu  pieprasījuma saņemšanas gadījumā, mēs uz to atbildēsim normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā, ja nav kāds īpašs pieprasījums, kas prasa ilgāku laiku, lai sagatavotu atbildi), un, ja būs iespējams tad attiecīgi labosim vai izdzēsīsim Jūsu personas datus.

Jūs varat iegūt informāciju par pie mums esošiem Jūsu personas datiem vai realizēt citas savas kā datu subjekta tiesības, kādā no šiem veidiem:

1)           iesniedzot attiecīgu iesniegumu klātienē un identificējot sevi mūsu birojā, uzrādot personu apliecinošu dokumentu  (katru darba dienu no plkst. 10-16), vai atsūtot iesniegumu pa pastu, adrese: Maskavas iela 240 – 3, Rīga, LV-1063;

2)           iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to uz mūsu e-pastu: dati@ecobaltia.lv, parakstot to ar drošu elektronisko parakstu.

Saņemot Jūsu iesniegumu mēs izvērtēsim tā saturu un Jūsu identificēšanas iespēju, un atkarībā no attiecīgas situācijas paturam iespēju lūgt Jūs papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu Jūsu datu drošību un izpaušanu attiecīgai personai.

Piekrišanas atsaukšana

Ja Jūsu personas datu apstrāde pamatojas uz Jūsu doto piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un mēs turpmāk Jūsu personas datus, kurus apstrādājām uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādāsim. Tomēr informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, mūsu leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei.

10. Kur Jūs varat sūdzēties saistībā ar personas datu apstrādi saistītiem jautājumiem?

Ja Jums ir kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar mūsu veikto Jūsu personas datu apstrādi, mēs aicinām vispirms vērsties pie mums.
Ja Jūs tomēr uzskatāt, ka mēs neesam spējuši savstarpēji atrisināt radušos problēmjautājumu un Jūs uzskatāt, ka mēs tomēr pārkāpjam Jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai. Iesniegumu paraugus Datu valsts inspekcijai un citu saistītu informāciju Jūs varat atrast Datu valsts inspekcijas mājas lapā.

11. Kādēļ Jums ir jāsniedz mums savi personas dati?

Galvenokārt, mēs Jūsu informāciju ievācam, lai izpildītu uzņemtās līguma saistības, izpildītu mums saistošos juridiskos pienākumus un lai īstenotu savas leģitīmās intereses. Šajos gadījumos mums noteiktas informācijas iegūšana ir nepieciešama attiecīgu nolūku sasniegšanai, līdz ar to šādas informācijas nesniegšana var apdraudēt darījuma attiecību uzsākšanu vai līguma izpildi. Ja dati nebūs nepieciešami obligāti, bet to iesniegšana varētu palīdzēt uzlabot pakalpojumu, vai piedāvāt Jums izdevīgus līguma nosacījumus un/vai piedāvājumus, pie datu ievākšanas mēs norādīsim, ka datu sniegšana ir brīvprātīga.

12. Kā mēs iegūstam Jūsu personas datus?

Jūsu personas datus mēs varam iegūt kādā no šiem veidiem:

1)           savstarpēja līguma slēgšanas procesā, iegūstot datus no Jums vai personas, kura pārstāv Jūs;

2)           ja līgums tiek slēgts ar trešo personu un tā ir norādījusi Jūs kā kontaktpersonu vai pakalpojuma lietotāju;

3)           no Jums, ja Jūs iesniegsiet mums kādus iesniegumus, e-pastus, zvanīsiet mums;

4)           no Jums, ja Jūs pierakstāties mūsu pakalpojumiem tiešsaistē;

5)           no Jums, veicot autorizāciju tīmekļa vietnē www.ecobaltia.lv;

6)           tīmekļa vietnē www.ecobaltia.lv, izmantojot sīkdatnes (cookies);

7)           atsevišķos gadījumos no trešo personu datu bāzēm, piemēram, veicot darījumu partneru izpēti normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos, varam iegūt datus no trešajām personām šī nolūka sasniegšanai;

8)           attiecīgos gadījumos no citiem mūsu uzņēmumu grupas uzņēmumiem;

9)           no videonovērošanas ierakstiem.

13. Vai Jūsu personas dati tiek izmantoti automatizētu lēmumu pieņemšanā?

Mēs Jūsu datus neizmantojam automatizēto lēmumu pieņemšanā.

[1] EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula)